Günümüzde kişisel verilerin korunması, hem bireyler hem de işletmeler için büyük bir öneme sahiptir. Türkiye’de, 2016 yılında kabul edilen Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda önemli düzenlemeler getirmiştir. İşletmeler için, özellikle insan kaynakları yönetimi açısından bu kanuna uyum sağlamak, hem yasal sorumlulukları yerine getirmek hem de çalışanların güvenliğini sağlamak açısından kritik bir gerekliliktir.
KVKK Nedir?
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin toplanması, işlenmesi, saklanması ve paylaşılması süreçlerini düzenleyen bir yasadır. Bu kanun, kişisel verilerin korunmasını sağlamak amacıyla işletmelere çeşitli yükümlülükler getirmiştir. KVKK, bireylerin verilerinin, izinleri dışında üçüncü kişilerle paylaşılmasını engellemeyi ve verilerin güvenliğini sağlamayı hedefler. Türkiye’deki tüm özel sektör kuruluşları, kamu kurumları ve bireyler, bu kanuna uymak zorundadır.
İnsan Kaynakları ve KVKK İlişkisi
İnsan kaynakları departmanları, çalışanların kişisel verilerini toplar, işler ve saklar. Bu veriler arasında ad, soyad, iletişim bilgileri, özgeçmiş bilgileri, maaş bilgileri, sağlık verileri ve performans değerlendirmeleri gibi birçok kişisel veri bulunmaktadır. KVKK, işverenlerin bu verileri nasıl işlemesi gerektiği konusunda belirli kurallar koyar. İnsan kaynakları yönetimi, bu verilerin güvenliğini sağlamak ve yasal gerekliliklere uygun şekilde işlemek zorundadır.
KVKK’ya Uyum Sağlamak İçin İnsan Kaynakları Departmanının Alması Gereken Önlemler
İnsan kaynakları departmanları için KVKK’ya uyum sağlamak, sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda çalışanların güvenini kazanmanın bir yoludur. İşte bu süreçte dikkat edilmesi gereken bazı önemli adımlar:
a) Kişisel Verilerin Toplanması ve İzinler
İK departmanları, çalışanlardan ve adaylardan topladıkları kişisel verileri yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlarla kullanabilir. Verilerin toplanmadan önce, çalışanların veya adayların açık rızası alınmalıdır. Bu, yazılı onay ile yapılabilir. Ayrıca, verilerin işlenmesi, yalnızca belirtilen amaçla sınırlı olmalıdır. Örneğin, bir iş başvurusu sürecinde alınan kişisel veriler, sadece işe alım süreciyle ilgili kullanılmalıdır.
b) Veri Güvenliği
İK departmanı, topladığı kişisel verilerin güvenliğini sağlamak zorundadır. Bu, verilerin izinsiz erişim, kaybolma veya kötüye kullanım gibi tehlikelerden korunmasını içerir. Bu nedenle, dijital verilerin şifrelenmesi, erişim yetkilerinin sınırlandırılması ve güvenlik duvarlarının kullanılması gibi önlemler alınmalıdır. Fiziksel belgeler içinse, belgelerin güvenli bir şekilde saklanması ve yetkisiz kişilerin erişiminin engellenmesi gerekmektedir.
c) Veri İşleme ve Paylaşma
KVKK, kişisel verilerin üçüncü şahıslarla paylaşılmasını da düzenler. İnsan kaynakları departmanı, çalışan verilerini yalnızca yasal bir gereklilik olduğunda veya çalışanın açık rızasıyla üçüncü şahıslarla paylaşabilir. Örneğin, bordro bilgileri bir mali müşavirle paylaşılabilir, ancak çalışanların sağlık verileri yalnızca gerekli durumlarda ve çalışanların rızası ile üçüncü şahıslarla paylaşılabilir. Ayrıca, paylaşılan verilerin yalnızca gerekli olan kısmı iletilmeli ve bu paylaşımlar belgelenmelidir.
d) Veri Saklama Süreleri
KVKK, verilerin gereksiz yere saklanmaması gerektiğini belirtir. İnsan kaynakları departmanları, çalışanların kişisel verilerini yalnızca belirli bir süre boyunca saklayabilir. Örneğin, bir çalışan işten ayrıldığında, işe başlama ve işten çıkış tarihleri gibi veriler yasal zorunluluklar gereği belirli bir süre saklanabilir. Bu süre sonunda, veriler güvenli bir şekilde imha edilmelidir. Bu, yalnızca yasal düzenlemelere uygunluğu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda çalışanların verilerinin güvenliğini de garanti altına alır.
e) Eğitim ve Farkındalık
İnsan kaynakları departmanları, çalışanlarına KVKK ile ilgili düzenli eğitimler vererek farkındalık oluşturmalıdır. Bu eğitimler, kişisel verilerin nasıl korunması gerektiğini, hangi verilerin toplanabileceğini ve verilerin güvenliği için alınması gereken önlemleri içermelidir. Ayrıca, İK departmanındaki tüm çalışanların KVKK hükümleri hakkında bilgi sahibi olması, iş süreçlerinde daha dikkatli ve bilinçli olmalarını sağlar.
KVKK İhlalleri ve Cezalar
KVKK’ya uyumsuzluk, ciddi hukuki sonuçlara yol açabilir. Kanuna aykırı davranan işletmelere, yüklü para cezaları verilebilir. Ayrıca, kişisel verilerin kötüye kullanılması, itibar kaybına yol açabilir ve çalışanların güvenini sarsabilir. İK departmanlarının bu tür ihlallerden kaçınması, işletmenin uzun vadeli başarısı için kritik öneme sahiptir.
KVKK ve İnsan Kaynakları Yönetiminde Yasal Uyumun Önemi
İnsan kaynakları yönetimi, bir işletmenin en önemli departmanlarından biridir. Çalışanların kişisel verilerinin korunması, sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda işverenin çalışanlarına duyduğu saygıyı ve güveni gösteren bir adımdır. KVKK’ya uyum sağlamak, iş gücü verimliliğini artırırken aynı zamanda yasal riskleri de minimize eder. İnsan kaynakları departmanlarının bu yasal düzenlemelere tam uyum göstermesi, hem çalışan güvenliğini hem de şirketin itibarını korur.
