Uzaktan çalışmayı kolaylaştıracak 7 iş yazılımı

İş dünyası son yıllarda büyük bir değişim geçiriyor, çalışma hayatı her yönüyle farklılaşıyor. İş modellerinden sektörlere, çalışma mekanından çalışan beklentilerine birçok katman, yeni bir form alıyor. Weoll olarak bu yazıda, iş süreçlerini dijitale taşıyan işletmeler için daha verimli ve birbirine bağlı ekip yapıları oluşturmalarını sağlayacak 7 iş yazılımını derliyoruz.

İş dünyasının son yıllarda yaşadığı değişimi yalnızca çalışma mekanlarının değişmesi ve ofislerin eski önemini yitirmesi şeklinde açıklarsak, konuyu kısıtlamış oluruz. Zira değişim bu ikisinin ötesine geçerek organizasyon yapılarına, çalışma biçimlerine, iş araçlarına ve çalışan beklentilerine kadar uzanıyor. Korn Ferry’nin araştırmasına göre organizasyonlar giderek daha akışkan hale geliyor, hiyerarşiler ortadan kalkıyor. Proje tabanlı çalışma metodolojileri ve çevik proje yönetimi gibi uygulamalar yaygınlaşıyor. Teknolojini hakim sektörlerden birine dönüşmesi, tüm sektörlerde teknolojinin daha çok kullanılmasıyla birleşince her departman ve iş kolu için taşınabilir cihazlar üzerinden iletişim elzem hale geliyor.

Weoll olarak bu yazıda, ürün prototiplerinin yapıldığı beyaz tahtalara, kağıtlara, fotokopi makinelerine, geleneksel ofis malzemelerine ve hatta e-postalara ihtiyacın giderek azaldığı bir çağda, iş yapmanın yeni biçimlerine ayak uydurmayı sağlayacak 7 önemli iş yazılımından söz edeceğiz.

1. Slack

Kanada doğumlu yazılımcı Stewart Butterfield tarafından geliştirilen ve e-postaların yerine geçme hedefiyle hızla geniş bir kullanıcı kitlesine erişen Slack, alıştığımız mesajlaşma deneyimini iş ortamına taşıyan bir platform sunuyor. İngilizcede ‘tembellik etmek’ gibi bir karşılığı olsa da Slack kelimesi, aslında ‘tüm konuşma ve bilgilerin aranabilir günlüğü’ ifadesinin İngilizcesi olan ‘Searchable Log of All Conversation and Knowledge’ tabirinden türüyor. Organizasyon ölçeği fark etmeksizin bir şirketin tüm çalışanlarının dahil olabildiği ve anlık olarak iletişim kurabildiği iş odaklı mesajlaşma yazılımı, web platformunda, masaüstünde ve mobil cihazlarda çalışabiliyor.

Kanallar özelliğiyle departmanların, proje gruplarının veya iş arkadaşlarının kendilerine ait alanlarda grup olarak veya birebir iletişimlerini sürdürebildiği Slack, metin dışında ses, görsel, video, doküman gibi dosya formatlarının paylaşımını da destekliyor. Tüm mesajlaşmalar ilgili kişilere anında iletiliyor ve bu sayede iletişim internetin olduğu her yerde mümkün hale geliyor.

Slack aynı zamanda huddle adı verilen özelliğiyle sesli görüşmelere de olanak tanıyor. Bu sayede çalışanlar, yazışmanın yeterli olmadığı durumlarda kısa aramalar yaparak iş arkadaşlarıyla adeta ofisteymiş gibi konuşabiliyor. Kendi özelliklerinin yanı sıra uygulama marketiyle proje yönetimi, dosya paylaşımı, takvim, satış, görüntülü görüşme gibi alanlarda sık kullanılan Asana, Dropbox, Jira, Google Calendar, Zoom gibi yazılımlarla da entegrasyon olanağı sunan Slack, çeşitli limitler dahilinde ücretsiz olarak da kullanıyor. Şirketler, çalışan başına belirli bir miktarı aylık veya yıllık bir biçimde ödeyerek uygulamanın özelliklerinden eksiksiz olarak faydalanabiliyor.

2. Notion

Notion, ilhamını bir dönemin iş yüklerini ortadan kaldıran daktilolardan veya ofisleri derleyip toparlayan dosya dolaplarından alan ve her şeyin bir arada olduğu bir çalışma alanı sunmayı amaçlayan bir yazılım olarak öne çıkıyor. Web platformunda, masaüstünde ve mobilde kullanabilen Notion, hazır şablonları, yan özellikleri ve entegrasyon becerileriyle işletmeler için bir bilgi deposuna da dönüşebiliyor, bir proje yönetimi aracına da… Şirketler dilerlerse ürün yol haritalarını bu platformda oluşturup paylaşabiliyor, dilerlerse Notion’ı yalnızca çeşitli dosyalarını sakladıkları ve tablolama yaptıkları bir veritabanı olarak kullanabiliyor.

Notion’ın temel anlamda her bir ihtiyaç için farklı araçlar kullanmanın önüne geçmeyi ve tüm ofis ihtiyaçlarını tek bir platformda birleştirmeyi hedefleyen bir ortam sunmaya çalışıyor. Çalışanlar ekipleri, projeleri veya yalnızca kendileri için Notion’ı kullanarak iş listeleri hazırlayabiliyor, bu listeleri farklı kişilere atayabiliyor, dokümanlar üzerinde ortak çalışabiliyor, şirketin kimliğine ve değerlerine ilişkin belgeleri herkesin erişimine açık bir noktada buluşturabiliyor. Bir tasarımcı veya ürün yöneticisi Notion’ı kullanarak prototip örneklerini içeren bir belge oluşturabilirken, üst düzey bir yönetici şirketin 2022 üçüncü ve dördüncü çeyrek planlarını içeren bir yol haritasını tüm şirketle Notion üzerinden paylaşabiliyor.

Geleneksel bir not alma aracının ötesine geçen, veritabanı yönetimi platformlarının sunmadığı esnekliğe sahip olan, şablon ve entegrasyon seçenekleriyle olanakları her gün genişleyen Notion, topluluk desteğiyle daha da büyüyor. Öyle ki bazı Notion kullanıcıları, ‘startup büyüme yolculuğu’ veya ‘teklif, fatura, proje planı’ gibi farklı amaçlar için kullanılabilecek şablon paketleri geliştiriyor.

3. Trello

Bugün Coinbase’den John Deere’ye, Visa’dan Zoom’a, Google’dan Grand | Hyatt’a, pek çok farklı sektörden şirketin proje yönetimi ve görev takibi için tercih ettiği Trello, ‘üretkenlik merkezi’ mottosunu benimsiyor. Trello, iş takibini panolar ve bu panolarda yer alan kartlar aracılığıyla yapmayı mümkün kılıyor. Panolar departmanlara veya projelere göre oluşturulabilirken, işe dair tüm süreçler farklı sütunlarda gösterilebiliyor. Bu sütunlarda her bir görev bir karta dönüşüyor ve bu kartlar ilgili kişilere atanıyor.

Sürükle bırak yöntemiyle iş akışı takibini fazlasıyla kolaylaştıran Trello, görsel, doküman, ses dosyası gibi eklentilerin de paylaşılabildiği kartlarla iş yapış süreçlerini adeta oyunlaştırıyor. Ayrıca Trello da Slack, Dropbox, Outlook, Gmail, Salesforce, InVision, Jira gibi farklı yüzlerce uygulamayla entegre çalışabiliyor. Bu sayede iş akışını otomatikleştiren ekipler, son görev tarihlerini kaçırmadan, tüm projelerini zamanında tamamlayabiliyor.

4. Asana

Proje yönetimi, kampanya yönetimi, prodüksiyon, çevik proje geliştirme ve talep yönetimi gibi başlıklarda oldukça kapsamlı ve profesyonel bir araç olan Asana, Trello’nun çok daha gelişmiş bir versiyonunu sunuyor. Zaman çizelgesi özelliğiyle Gantt tablolarla çalışmayı mümkün kılan, takvim özelliğiyle ekiplerin ortak bir iş planını izlemelerini mümkün hale getiren ve Kanban panolarla görev yönetimini herkes için kolaylaştıran Asana, otomasyon ve entegrasyon kabiliyetleriyle de birkaç adım öne çıkıyor.

Dosya paylaşımı, görev ataması, hedef takibi gibi özelliklerle beraber gelen Asana, ofis araçlarıyla, Slack’le, Dropbox’la, Google Drive’le ve Zoom’la birlikte çalışabiliyor. Farklı iş modelleri ve süreç akışları için farklı şablonlar sunan, kapsamlı dokümantasyonu ve topluluğuyla işletme ihtiyaçlarına göre kolayca özelleştirilebilen Asana, her ölçekten şirkete uygun planlarıyla üretim kapasitesini ve verimliliği artırmayı hedefliyor.

5. Harvest

Bazı işler sabit mesailerle sürse de kimi işler çalışma zamanlarıyla doğrudan ilişkileniyor. Ekiplerin ve her bir çalışanın vakitlerini belirli proje ve işler için verimli kullanması, güncel koşullara esnek ve dayanıklı bir biçimde yanıt vermek isteyen her işletme için vazgeçilmez hale geliyor. Öte yandan vardiya usülü çalışanların, fazla mesaiye kalanların ödemeleri de yine çalıştıkları ek süre boyunca yapılıyor. Bu noktada çalışma sürelerinin takibi için Harvest öne çıkıyor.

Harvest, bir zaman takibi yazılımı (time tracking software) olarak, yalnızca kullanıldığında faydalı olabileceği bilinciyle, şirket çalışanlarının kolayca uyum sağlayabileceği bir biçimde geliştirilmesi yönüyle dikkat çekiyor. Entegre araçlarla Asana, Google Calendar, Trello, Stripe, Slack gibi diğer iş çözümleri ve ödeme araçlarıyla entegre çalışarak olanak ve özelliklerini genişletiyor.