Form ve onay süreçleri, iş verimliliğine dramatik şekilde katkıda bulunabilir. Bu süreçlerin varlığıyla birlikte organizasyonlar daha düzenli, daha etkili, daha güvenli ve daha verimli biçimde var olabilirler. Form ve onay süreçlerinin iş verimliliğine nasıl ve hangi bölümde katkı yaptığını şu şekilde gösterebiliriz: Belge ve bilgi yönetimi, veri doğruluğu ve tutarlılığı, iş akışı otomasyonu, iş izleme ve takip, karar alma süreçlerinin hızlandırılması, belgelerin güvenli biçimde tutulması, personel üzerindeki yükün azaltılması, daha iyi şekilde iletişim kurulabilmesi, daha uyumlu ve izlenebilir şekilde çalışılması ve müşteri hizmetlerinde iyileştirilmelere neden olması gibi faktörler, form ve süreçlerinin iş verimliliğine nasıl ve hangi bölümlerde katkı yaptığını ifade eder.
Otomasyonun Rolü
Form ve onay süreçlerinde otomasyonun rolü, planlanan operasyonlarda verimliliğin ve etkinliğin artırılması için önemli bir rol oynaması şeklinde ifade edilebilir. Otomasyonun form ve onay süreçlerindeki katkısını hız ve verimliliği artırması, daha az insan müdahalesine izin vermesi, kurallara dayalı işlem yaptırması, daha iyi izlenebilirlik sağlaması, veri doğruluğunu teyit etmesi, iş akışı yönetimini düzenlemesi, sürekli çalışabilmesi ifade edecektir.
Hızlı ve Etkili Karar Verme
Hızlı ve etkili karar vermede form ve onay süreçlerinin bir faydası olmasının birincil sebebinin otomasyonun form ve onay süreçlerinde rolü yüzünden olduğu söylenebilir. Hızlı ve etkili biçimde karar verilerek gerek zamandan gerek ise paradan tasarruf edilir ve genel anlamda bir verimlilik yakalanır.
Kağıtsız Çalışma Ortamı
Form ve onay süreçleri, eskiden kağıtların bürokrasisinde olduğu gibi sadece kağıttan formlar ve onların doldurulmasıyla ve onaylanmasıyla geçen yüzlerce saatten oluşmuyor, bunun yerine elektronikleşmiş ve daha modern ve hızlı hale gelmiş form ve onay süreçleri iş verimliliğini olumlu yönde etkiler.
Süreçlerin Standartlaşması
Süreçlerin standartlaşması, benzer süreçlerin fazla yaşanmasından sonra karşılaşılan ve sonraki operasyonlarda kullanılmak üzere bilgilerinin depolanması ve sonrasında kullanılırken standartlaştığına karar verilen sürece denir. Süreçlerin standartlaştırılmasındaki nihai amaç operasyonların daha etkili verimli ve tutarlı şekilde yürütülmesinin istemesidir denebilir. Süreçlerin neden standartlaştırılması gerektiğine gelince, cevabımız tutarlılık, verimlilik, kalite kontrolü, hataların azalması, müşterilerin mümkün olduğunca tatmin edilmesi ve ölçülebilirlik sebepleri sayılarak sebeplendirilebilir.
Form ve Onay Süreçlerinin İş Verimliliği Hakkında Bilinmesi Gerekenler
Süreç verimliliği nedir?
Süreç verimliliği, bir firma veya işletmenin belirli bir süreci veya akışı yürütme yeteneğini kullanabilme derecesini ifade eden bir terim olarak kullanılır. Süreç verimliliğinin içerdiği ana bileşenler, zaman verimliliği, işgücü verimliliği, maliyet verimliliği, malzeme ve kaynak verimliliği ile kalite verimliliği şeklinde listelenebilir.
Süreç iyileştirme aşamaları nelerdir?
Süreç iyileştirme aşamaları olarak adlandırılan ve bir organizasyonun iş süreçlerinin daha etkili ve verimli hale getirilmesi için uygulanan sistemli yaklaşımın aşamaların genelde Tanılama (Identify), Ölçme (Measure), Analiz (Analyze), İyileştirme (Improve), Uygulama (Implement), Kontrol (Control), Standartlaştırma (Standardize), İzleme (Monitor), Yeniden Değerlendirme (Reevaluate) şeklinde sıralanır.
Süreç iyileştirme yöntemleri nelerdir?
Bir firmanın iş süreçlerinin daha etkili, daha verimli hale getirilmesi için kullanılan farklı yaklaşımları içeren süreç iyileştirme yöntemlerinden yaygın olanları Kaizen, Six Sigma, Lean, Total Quality Management (Toplam Kalite Yönetimi), BPM (İş Süreçleri Yönetimi), 5S, PDCA (Plan Do Check Act), Benchmarking, SWOT Analizi, Kök Neden Analizi şeklinde sıralanabilir.
Süreç Hiyerarşisi nedir?
Süreç hiyerarşisi olarak adlandırılan yapı bir organizasyonun iş süreçlerini ve alt süreçlerin düzenler. Bu hiyerarşi ile birlikte iş süreçleri daha iyi biçimde anlaşılır, yönetilir, optimize edilir. Hiyerarşi birbirinden farklı özelliklere sahip süreçleri barındıran seviyelerden oluşur